یک کارتن بایگانی مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟

با توجه به پیشرفت‌های فناوری در دنیای امروز و وجود انواع برنامه‌های کاربردی در زمینه بایگانی اطلاعات به صورت الکترونیکی، اما هنوز در برخی ادارات و نهادها همچنان شاهد روند سنتی بایگانی داده‌ها و اطلاعات هستیم که به یک معضل زمان حمل و نقل و جابجایی تبدیل شده است. به همین منظور کارتن‌های بسته‌بندی وجود دارند که برای این کار تولید شده‌اند و به کارتن بایگانی مشهور هستند تا با کمک آن‌ها بتوان به نحو ایمن از مدارک نگهداری و اقدام به جابجایی آن‌ها کرد. در این مقاله انواع کارتن بایگانی و نکاتی برای جلوگیری از آسیب به انواع کارتن بایگانی را به شما ارائه خواهیم داد.

پوشه‌های اداری که حاوی مدارک و اسناد مهم سازمان‌ها، ادارات و نهادهای مختلف هستند اغلب حجیم بوده و به همین دلیل از هر کارتنی نمی‌توان به عنوان کارتن بایگانی برای نگهداری این اسناد استفاده کرد. زیرا حجیم بودن این اسناد و مدارک مساوی با وزن زیاد و غیرقابل حمل بودن آن‌هاست و به همین دلیل باید از کارتن‌هایی استفاده شود که تحمل وزن سنگین را داشته باشند. به همین منظور تولیدکنندگان انواع کارتن بایگانی مقدار تحمل کارتن‌های تولیدی خود را مشخص کرده و بر روی محصول درج می‌کنند. مسلماً استفاده از کارتن بیش از مقدار تحمل آن باعث آسیب به خود کارتن و مدارک و اسناد داخل آن خواهد شد.

زمانی می‌توان به اهمیت استفاده از کارتن بایگانی پی برد که در اثر جایجایی‌های مکرر اسناد و مدارک در سازمان‌ها و ادارات، برخی اسناد مهم و محرمانه مفقود شده یا آسیب ببینند. به همین منظور بهتر است که برای بایگانی اسناد و مدارک در یک سازمان از کارتن‌های مناسب برای این کار متناسب با وزن و تعداد زونکن‌هایی که می‌تواند در خود جای دهد استفاده شود. این کار باعث می‌شود تا احتمال مفقود شدن یا آسیب دیدن اسناد و مدارک تقریباً به صفر برسد. یکی از ویژگی‌های کارتن بایگانی این است که برای تعداد زونکن و وزن مشخصی تعریف شده‌اند و باید در زمان استفاده از آن‌ها به این نکته توجه ویژه داشت زیرا در صورت استفاده ناصحیح از آن‌ها امکان آسیب به خود کارتن و مدارک داخل آن وجود خواهد داشت.

به عنوان مثال اگر بر روی یک کارتن بایگانی ذکر شده است که برای قراردادن، حمل و نقل و بایگانی ۱۰ زونکن مناسب است باید حتماً ۱۰ زونکن در آن جای داده شود. در صورتی که این موضوع رعایت نشود احتمال آسیب به زونکن‌ها افزایش پیدا می‌کند. در صورتی که بیش از ظرفیت تعریف شده، زونکن در داخل انواع کارتن بایگانی قرار داده شود احتمال آسیب به کارتن بسیار زیاد بوده و نتیجه آن آسیب به مدارک و اسناد خواهد بود. همچنین اگر از تعداد کمتری زونکن در کارتن استفاده شود نیز از آنجایی که امکان باز شدن زونکن‌ها در اثر جابجایی وجود دارد ممکن است اسناد مفقود شده یا آسیب به آن‌ها وارد شود.

در تولید کارتن بایگانی یا جعبه‌های زونکن معمولاً از کارتن پلاست استفاده می‌شود. پلاست شیت، پلاست پگ، هالوپروفیل شیت و کروگیت پلاستیک از دیگر اسامی این نوع از کارتن‌ها هستند. در تولید کارتن پلاست از پروفیل استفاده می‌شود که از دو ورق تشکیل شده که توسط صفحه‌های باریک و به صورت عموی به یکدیگر متصل شده‌اند. از ویژگی‌های کارتن پلاست می‌توان به قابلیت بازیافت و مقاومت آن در برابر نوسانات دمایی ۲۰ تا ۸۰ درجه سانتیگراد اشاره کرد.

از دیگر ویژگی‌های کارتن بایگانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ضخامت مناسب
• استحکام بالا جهت تحمل وزن زیاد
• مقاومت ورق کارتن در برابر پاره شدن

یکی از نکات مهم در دسته‌بندی کارتن بایگانی ابعاد این کارتن‌ها هستند. این نوع از کارتن‌ها بر اساس ابعاد و اندازه به سه دسته تقسیم می‌شوند که شامل موارد زیر هستند:

• کارتن مناسب نامه‌های اداری: ابعاد این کارتن‌ها تقریباً به اندازه کاغذهای A4 است که می‌تواند یک بسته کاغذ در سایز A4 را در خود جای دهد و معمولاً از این کارتن‌ها برای نگهداری طولانی مدت اسناد استفاده می‌شود.
• کارتن ۵ لایه: ویژگی این نوع از کارتن بایگانی این است که دارای قدرت تحمل وزنی بالا و استحکام زیاد است و به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن مونتاژ می‌شوند. این کارتن‌ها به دستگیره‌های مقاومی مجهز شده‌اند که آن‌ها را برای حمل و نقل مناسب می‌کند و می‌توانند تا ۷ عدد زونکن را در خود جای دهند.
• کارتن بایگانی زونکن‌ها: از این نوع کارتن در قسمت بایگانی سازمان‌ها و ادارات استفاده می‌شود که نسبت به کارتن‌های ۵ لایه ابعاد بزرگتری داشته و تا ۱۰ عدد زونکن را در خود جای می‌دهند.

با اینکه در مورد ویژگی‌های کارتن بایگانی ذکر شد که این نوع کارتن‌ها از استحکام و مقاومت بالایی برخوردار هستند اما در صورتی که به درستی مورد استفاده قرار نگیرند می‌توانند آسیب‌پذیر باشند. در صورتی که نکات زیر را در هنگام استفاده از آن‌ها رعایت کنید می‌توانید برای مدت زمان طولانی از این کارتن‌ها استفاده کنید:

• استفاده از ضربه‌گیرهای درون کارتنی
• استفاده از چسب پهن و محکم برای پوشاندن دور تا دور کارتن‌ها
• عدم قرار دادن اسناد و زونکن بیشتر از ظرفیت تعریف شده
• عدم اقدام به پر کردن فضاهای خالی در صورتی که تعداد زونکن‌ها کمتر از حد تعریف شده است

یکی از بخش‌های مهم در هر سازمان و نهادی، مستندات و مدارک آن هستند. از آنجایی که امروزه فناوری به حدی پیشرفت کرده است که می‌توان به وسیله ابزارهای و نرم‌افزارهای گوناگون از این مدارک و مستندات نگهداری و حفاظت کرد، اما همچنان شاهد این موضوع هستیم که کار بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک در بسیاری از سازمان‌ها به روش سنتی و به صورت فیزیکی و کاغذی انجام می‌شود که همین امر معضلاتی را برای این سازمان‌ها بوجود می‌آورد. برای نگهدای ایمن و حفاظت از اسناد کاغذی و فیزیکی مهم سازمان‌ها، نوعی از کارتن‌ها به نام کارتن بایگانی طراحی شده است که از مهم‌ترین ویژگی‌های آن‌ها دوام و استحکام بسیار زیاد بوده که می‌تواند از مدارک و اسناد یک سازمان به خوبی محافظت نماید.